Если вы завершили обучение, то можете приступать к созданию Вашей первой демо-модели. Создание демо-модели позволит Вам закрепить навыки работы с системой, практически "с нуля" разработать методику и создать систему управленческого учета. Рекомендуется создавать демо-модель на базе существующей компании (в которой вы когда-либо работали или работаете в настоящее время). В качестве дополнительной мотивации предполагается денежная оплата созданных Вами демо-моделей. К тому же созданную модель Вы можете использовать в своих целях (для нужд компании). 

Содержание раздела:

Выбор модели

На данный момент мы можем выделить 4 группы моделей - это: торговля, услуги, производство и прочие. Вам необходимо выбрать одну из групп, к которой будет относится Ваша модель. Выбирайте ту группу к которой относится одно из предприятий в которых Вам приходилось работать.

Группы моделей по видам деятельности (таблица под спойлером)
БлокиТорговляУслугиПроизводствоПрочее
Обязательные блокиПродажи, Движение товараКалькуляция себестоимости услугиКалькуляция себестоимости продукции, движение материалов и продукции, распределение затрат, выделение кост центров.отразить специфику вида деятельности
Обороты по счетам и кассам++++
ДДС++++
ПиУ++++
УБ++/-++/-
Отчеты о Задолженности++/-++/-
Отчеты о движении материалов и продукции+/--++/-
Отчеты по продажам+-+/-+/-
Консолидация+/-+/-+/-+/-

Для каждого вида деятельности существует обязательный (+), рекомендуемый (+/-) и необязательный (-) комплект отчетов (однако, создаваемая вами модель, может иметь свою наборку отчетов, если этого требуют обстоятельства). 

Уровни сложности создаваемых моделей

Создаваемые, модели имеют 5 уровней сложности от самого простого (1 уровень), до самого сложного (5 уровень). Перед тем как создавать более сложные модели обязательно создайте модель 1 уровня. После этого Вы сможете усовершенствовать (усложнить) модель до любого другого уровня.

Уровни сложности создаваемых моделей (таблица под спойлером)
1 уровень2 уровень3 уровень4 уровень5 уровень
Обороты по счетам и кассам+++++
ДДС+++++
ПиУ++++
УБ++++
Отчеты о Задолженности++++
Отчеты о движении материалов и продукции+++
Отчеты по продажам+++
Динамические отчеты+++
Консолидация++
Выверка ВГО++
Несколько видов деятельности++
Выделение кост-центров++
Выделение постоянных и переменных затрат++
Дополнительная аналитикане менее 2не менее 3не менее 4
мультивалютный учет (курс. разница)+
Финансовый анализ (расчет покзателей)+
Кол-во журналов11больше 2больше 2больше 2
Кол-во операций, не менее10030050010001500

Ценообразование

По каждому уровню демо-моделей установлена фиксированная цена. Создав демо-модель 1 уровня, вы можете усложнить ее до 2 уровня, затем до 3, 4 и 5 уровня, а можете сразу после создания демо-модели 1 уровня переходить к созданию модели 3,4 или 5 уровня. Условия оплаты демо-модели - это наличие демо данных, отсутствие ошибок и написанное описание модели. Также нельзя продавать оплаченную модель посредством нашего портала (она считается выкупленной компанией ESYSI), но можно использовать ее в собственных целях (как для своей компании, так и при автоматизации сторонних клиентов). Если вы не желаете продавать нам созданную модель, Вы сможете его в будущем выставить на продажу (многоразовую) на нашем портале и выставить любую цену.

Выкупная стоимость моделей (таблица под спойлером)
Детали1 уровень2 уровень3 уровень4 уровень5 уровень
Выкупная стоимость, т.р.
1.5
2.5
5.0
10
15
Кол-во операций (не менее)10030050010001500
Описание модели-++++

Создание демо-модели

Перед началом работы и в процесе создания демо-модели, находитесь в постояном контакте с нашими специалистами. Тем самым, Вы сэкономите свое время и усилия. Если у Вас возникают какие-либо вопросы или Вы сомневаетесь в выборе решения по автоматизации, уточняйте информацию у наших консультантов.

1. Сбор первичной информации:

1.1. Базовая валюта (валюта, в которую будут пересчитываться операции отличные от базовой валюте по курсу на дату операции; и валюта, в которой будут формироваться финансовые отчеты). 

1.2. Используемая валюта (перечень валют, в которой могут осуществляться финансово-хозяйственные операции). В настоящий момент рекомендуется создавать одновалютные модели.

1.3. Товарный учет (особенности товарного учета, номенклатура (группы товара), перечень возможных товарных операций: реализация, поставка, перемещение, возврат, списание и т.д.)

1.4. Учет затрат (определить какие затраты будут учитываться кассовым методом, а какие начислением), какие в разрезе контрагентов (например, зарплата по персоналу), а какие нет (например, аренда).

1.5. Учет основных средств и амортизации. Будет ли учитываться и по какому принципу. 

1.6. Какие группы контрагентов необходимы (чтобы по ним считать задолженность, или просто иметь детализацию по контрагентам)

1.7. Какие товары и услуги необходимо выделить. 

1.8. Дополнительная аналитика (аналитика определенных операций (например, реализация товаров по Менеджерам, реализация по торговым точкам, затраты по кост центрам) или сквозная аналитика - т.е. аналитика относящаяся ко всем операциям - статьям (например, филиал).

Настройка системы

2. Подготовка к настройке

2.1. Очистить все справочники системы, либо оставить необходимые элементы для последующей корректировки.

2.2. Определить базовую валюту. Определить перечень используемых валют. 

2.3. В справочнике расчетные счета и кассы развести счета в разных валютах. (указать в свойствах привязку счета к определенной валюте).

2.4. Создать необходимые группы контрагентов в справочнике «Структура контрагентов». К каждой группе создать и привязать как минимум одного контрагента (пока тестового, например Клиент-1, Поставщик-1 и т.д.).

2.5. Создать группы и подгруппы товаров и услуг.

2.6. Создать необходимые дополнительные аналитики и в них создать как минимум по одной группе и одному элементу, входящему в эту группу.

3. Основная настройка

При настройки системы нужно исходя из главного принципа - масштабируемости системы. Другими словами, осуществлять настройку таким образом, чтобы при добавление элемента в любой  справочник (в т.ч. в справочник статей) не требовалось корректировать и донастраивать отчеты.

3.1. Создать справочник статей (предусмотреть все возможные операции) с учетом начисляемых затрат, амортизации по группам ОС и НМА, и т.д. При создании статей сделать привязку к необходимой аналитике. Если аналитика необходимая не создана, то создать ее. Справочник статей должен иметь детализацию как минимум позволяющую сформировать требуемые финансовые отчеты. При необходимости можно сделать детализацию статей еще больше. Структура справочника статей должна быть близка к отчетам о Движении денежных средств и отчете о Прибылях и Убытках. Это позволит существено упростить процедуру настройки этих отчетов.

3.2. Для контроля за правильностью настройки элементов справочника статей необходимо ввести по каждой статье как минимум одну операцию в журнале операций с любыми числами. Если есть целесообразность разделения журнала на две группы операций, то можно создать дополнительные журналы (например Товарные операции, Продажи, Кассовая книга и т.д.).

3.3. Настроить отчет о Движении денежных средств (выделив из всех операций, только операции связанные с кэшфлоу). 

3.4. Сформировать отчет ДДС и сравнить полученный остаток денежных средств с Посчитанной разницей вручную в журнале операций. Внести необходимые исправления. Расчетные данные лучше не скрывать (Скрывать расчетные блоки любых отчетов рекомендуется после завршения тестирования созданной модели).

3.5. Настроить отчет о Прибылях и Убытках. Сформировать доходную часть. Сформировать затратную часть. Расчетные данные лучше не скрывать (не делать блоков с опцией "не отображать").

3.6. Визуально сравнить ПиУб с ДДС по статьям затрат, которые учитываются кассовым методом, т.е. по факту оплаты (по счету).

3.7. Сформировать отчеты по Дебиторской и Кредиторской задолженности по созданным группам Контрагентов. Расчетные данные лучше не скрывать (не делать блоков с опцией "не отображать").

3.8. Сформировать Управленческий баланс. Подробности формирования в статье "Методика формирования управленческого баланса". Расчетные данные лучше не скрывать (не делать блоков с опцией "не отображать").

3.9. Осуществить выверку баланса. Баланс должен биться, т.е. Актив = Пассив. Статья баланса Денежные средства должна соответствовать данным отчета о Движении денежных средств, статья Нераспределанная прибыль - данным отчета о Прибылях и Убытках. Чтобы проверить дебиторскую и кредиторскую задолженность, а также Кредиты, займы и другие статьи обозначающие задолженность в балансе необходимо сверить данные по соответствующим статьям с отчетами по задолженности(с Клиентами, Поставщиками, Кредиторами, и т.д.). Сумма отрицательных значений отчетов о задолженности означает сумму кредиторской задолженности (либо задолженность по кредитам, займам, т.е. суммы которые мы должны), сумма положительных значений – дебиторку (т.е. то, что должны нам).

3.10. Если расхождение по-прежнему не устранено в данных по Активу и Пассиву, необходимо разбить операции по различным дням. Например, у нас 100 операций за 01.03.2006. 50 операций мы меняем дату на 02.03.2006. Смотрим в какой половине у нас расхождение. И далее дробим ту половину где образовалось это расхождение и т.д. Периодически смотрим на сумму расхождения и пытаемся найти эту сумму (путем сортировки) в перечне финансовых операций. Т.е. поиск ошибки осуществляем либо по поиску суммы расхождения и суммы операции (в том случае если неправильно настроен отчет по одной операции) либо дробим операции по небольшим группам и находим среди нескольких операций, ту, которая не попала в отчет, либо попала в отчет некорректно.

3.11. Типичные ошибки при сведении баланса: 

  • не все статьи включены в расчет,
  • дебиторская, кредиторская задолженность (показана с неотрицательным значением, при этом она появляется и в пассиве и в активе (неотрицательное значение ставится тогда, когда по данной статье например задолженность (по клиентам) существует и дебиторская и кредиторская задолженность; если же по статье, допустим, Кредиты данные отображаются только в Пассиве, то рекомендуется не ставить опцию неотрицательное значение, иначе при случайной переплате по погашению кредита в Пассиве будет ноль, а не отрицательное значение, которое будет балансировать баланс).
  • возможны ошибки в том случае если существует затраты по начислению но по ним не формируется задолженность (например в ДДС стоит оплата аренды, а в ПиУб – начисление, т.е. разница между оплатой и начислением должна давать задолженность).
  • Не все статьи задействованы – т.е. любая операция из ДДС должна не только затрагивать статью баланса денежные средства, а также либо статью актива с противоположным знаком, либо статью пассива с таким же знаком (пример1: расход по статье покупка ОС – уменьшает Денежные средства в активе и на эту сумму увеличивает статью ОС во внеоборотных активах. Пример2: оплата расходных материалов – уменьшает денежные средства в активе и уменьшает прибыль в пассиве. Пример3: оплата заработной платы – уменьшает денежные средства в активе и (либо уменьшает задолженность по оплате труда (пассив), либо увеличивает авансы выданные (актив), в том случае если мы решили что зарплата у нас начисляемая, если же нет, то вариант с оплатой расходных материалов).

3.12. Настроить ввод начальных остатков. Создать соответствующие статьи. По всем статьям баланса должна быть возможность ввода начальных остатков. Донастроить остальные отчеты на которые может влиять ввод начальных остатков.

3.13. Ввести начальные остатки таким образом чтобы Актив был равен Пассиву (предварительно сформировать в Экселе).

3.14. После окончательной выверки управленческого баланса с учетом вводимых остатков, необходимо скрыть все расчетные строки.

4. Настройка прав доступа.

(в настоящий момент опция настройки прав доступа не активирована)

5. Формирование демо-данных

Желательно, чтобы демо-данные, т.е. вводимые операции задействовали все статьи и все элементы других справочников. Для динамических отчетов будет полезно вводить операции по каждому месяцу.

При вводе цифр нужно стремится к исключению противоречащих здравому смыслу операций:

  • остатки на расчетных счетах и кассах не должны быть меньше нуля (на любую отчетную дату)
  • остатки запасов по каждому продукту (товару) не должны быть меньше нуля (на любую отчетную дату)
  • уставной капитал, Кредиты и займы, основные средства и НМА не должны быть отрицательными (на любую отчетную дату)

6. Описание демо-модели.

Необходимо придерживаться следующего формата в описании модели:

  • Общее описание модели (какое предприятие может взять данную модель за основу, акцентировать внимание на наиболее значимом функционале этой модели, в нескольких предложений описать структуру модели и акцентировать внимание на особенностях реализованной методики)
  • Справочники системы (перечень справочников с небольшим описанием или комментариями)
  • Журналы операций (если больше 1, то перечень с комментариями)
  • Отчеты (перечень и описание)
  • Комментарии по возможности развития системы